Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır.
Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kağıt evrakların yanında fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. 
İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi gerekmektedir. 
Günümüzde özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olmaktadır.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlüayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.

Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemine ihtiyacınız var mı?

• Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu?
• Eğer anında ulaşamıyorsa istediği dokümanı bulması ne kadar sürüyor?
• Ekip üyelerinin doküman ihtiyacının sıklığı nedir?
• Bir dizi belgeyi listeleyip sadece isimlerine bakarak içeriklerini tam olarak bilebilir misiniz?
• Tüm dokümanlarınızın isimleri ile müşteriler açıkça anlaşılacak şekilde ilişkilendirilmiş durumda mı?
• İçeriği kolayca tahmin edebiliyor musunuz?
• Dokümanlarınız istisnasız ve kesintisiz bir şekilde etiketlenip saklanıyor mu?
• Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz?
• Tüm belgelere, fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz?
• Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulunduğu konum ya da rolden herhangi bir çeşit belgeyi (tablo, grafik veri, yazışma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) görmesini sağlayabiliyor musunuz?
• Eğer elektronik belgeler ve bir yazılım kullanıyorsanız bir tablo görüntülemek için önce onu grafik biçimine mi dönüştürmeniz gerekiyor?
• Tüm belgelerinize görüntüleme, değiştirme, not alabilme gibi yetkiler verebiliyor musunuz?
• Elektronik olsun ya da olmasın sisteminizde her bir dokümana kurumda bulunduğu süre boyunca neler yapıldığına ilişkin bilgi saklanıyor mu?
• Artık kullanılmayan belgeler sık sık erişilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu?
• Hiç belgelerinizin kaybolduğu oldu mu?
• Hiç aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalıştığı için herşeyi baştan yapmak zorunda kaldınız mı?
• Herhangi bir konuya ilişkin farklı bölümlere, kişilere, tarihlere ya da formata ait dokümanları aynı anda derlemeniz gerekti mi?
• Peki ya ana bilgisayara erişimiz koptuysa? Elinizdeki doküman ne olacak?
• Üzerinde çalışmakta olduğunuz bir dokümanın ıslak imzalı haline anında ulaşmak isterseniz bunu yapabilir misiniz
• Üzerinde bir ekibin çalışmakta olduğu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduğunu bilmiyorsunuz! Başınıza geldi mi?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi - Dijital Arşiv - Saklama Planı ve daha fazla bilgi ve sunum dosyalarına ulaşmak için => İncele